Assurer des réunions PdP à distance :
Bientôt trois ans que nos entreprises ont été contraintes par le COVID-19 de mettre en place des réunions PDP en visioconférence. Et on s'aperçoit que cette pratique perdure.
Pour rappel, dans les premiers mois certaines usines ont été jusqu’à suspendre toutes leurs activités de maintenance, tous leurs projets de revamping ou d’optimisation de leur site. Sauf qu’une usine qui ne tourne pas, au-delà du manque à gagner énorme, c’est une catastrophe pour l’outil de production ; un envol des coûts, des plannings et des temps d’arrêts de production.
Rapidement, nous avons tous compris qu’il fallait, en prenant toutes les précautions sanitaires, reprendre les travaux pour ne pas empirer la situation déjà bien compliquée pour la plupart des sites industriels.
Nous avons donc tous dû : préparer des PdP co-rédigés par les Entreprises Utilisatrices (EU) et les Entreprises Intervenantes (EI) ; Faire des Réunions PdP (Inspection Commune Préalable) dans le respect des gestes barrières…Et pour beaucoup, nous avons eu la sensation d’être très contraint, voir pire, d’avoir à arbitrer entre priorité sanitaire et règlementation sécurité.
Deux témoignages qui reflètent bien des problématiques auxquelles vous avez pu être confronté :
P. Henry - Responsable HSE : « Dans l’esprit de la réglementation, on a pris l’habitude de réunion avec les acteurs du PdP pour une co-rédaction (donneur d’ordre de la maintenance, Préventeur, Entreprises Extérieures). Au début, avec les gestes barrières COVID, nombreux étaient en télétravail ; je devais éviter de les réunir. Plus gênant : nos outils informatiques nous limitaient !! (Nous ne disposions que d’échange de mail assez fastidieux pour le suivi, la traçabilité des validations et les signatures étaient laborieuses) »
A. Sanchez – Préventeur : Lors des réunions PdP je dois réunir fréquemment 10 à 15 personnes :
- J’ai l’obligation règlementaire de faire visiter le chantier (ICP)
- Nos salles de réunion à cause du COVID ont des capacités qui été passées de 20 à 8 personnes ! Je devais donc découper la réunion en 2 voir 3 sessions avec des groupes de participants. Au niveau règlementation Plan de Prévention je sais que j'étais limité car le sujet de la coactivité est théoriquement à aborder en présence de tous.
- J’ai pensé à la visioconférence mais le sujet des signatures du PdP et de la visite du chantier restait à l'époque un casse-tête !
Comment faire actuellement ?
Voilà quelques exemples d’actions concrètes qui nous paraissent sensées et suffisamment robustes juridiquement :
Utiliser les visioconférences pour les réunions PDP
Prouver la présence effective de tous pendant la visio-conférence (gare à ceux qui se connectent et qui font autre chose 😉)
Utiliser massivement les supports de visite « image, vidéo… »
Utiliser un logiciel de digitalisation des PdP pour :
o une co-rédaction dynamique en télétravail ou en distanciel, avec tous les acteurs des Entreprises Utilisatrices et Entreprises Intervenantes
o Avoir recours à des signatures électroniques européennes certifiées eIDAS
N'attendez plus !
Echangeons ensemble : contact@nerya.fr